Како се пријавити за архивирање
Како се пријавити за архивирање
Извођење докумената за архивирањесе обавља након краја године. Стога се документи припремају за складиштење у вези са утврђеним правилима. У зависности од услова складиштења, као и вредности докумената, случајеви се састављају у потпуности или поједностављеним системом.
Инструкције
1
Направите номенклатуру предмета за документапривремено складиштење (до 10 година). Проверите исправност формирања случаја (да ли нема докумената са сталним роком трајања). Укидање понуда на фасцикле, оне морају бити систематизоване према номенклатури случајева и њихово нумерисање није потребно. У архиви предмета предају се према номенклатури случајева.
2
За дуготрајно складиштење (преко 10година): 1. Везни предмети (уложени у тврду фасциклу или покривени снажним навојем у четири пунктуре или могу бити преплетени) .2. Нумерисање листова (обавља се црним графитним оловком у десном горњем углу, без додиривања текста документа) .3. Израда вербатим натписа (наведите колико листова је везано, да ли постоје оштећења, знак и датум) .4. Израда унутрашњег пописа докумената (за случајеве са нарочито вриједним документима, личним, судским и истражним случајевима итд.). На крају инвентара наведите број докумената у случају и број листова у попису. Регистрација свих детаља о наслову предмета (назив установе, структурална јединица, евиденција случаја, назив предмета, период складиштења предмета.
3
На документима трајног или дугорочногпериод складиштења, направити инвентар. Требало би да садржи број појединачних предмета, а такође и објавити његов садржај и састав у наслову предмета. Инвентар мора такође навести период складиштења предмета. Навести број предмета и број првог и последњег случаја, знака и датума. У појединачним случајевима је направљен посебан инвентар.
4
Предајте припремљене фајлове у архиву. Радник архиве у вашем присуству ће проверити број предмета на номенклатури или попису, направити провјеру натписа, означити бројеве одсутних предмета, ставити датум прихватања и преношење предмета. Инвентар ће се запечатити потписима лица која су извршила пријем и преношење предмета.
